Leistungsunterstützung und Just-in-Time-Lernen: Den Lernenden geben, was sie brauchen, wann sie es brauchen

In einer perfekten Welt würden sich Mitarbeiter an alles erinnern, was sie jemals in Schulungen gelernt haben, und es bei Bedarf problemlos anwenden. In der Realität jedoch verblassen Informationen, Prioritäten verschieben sich und Mitarbeiter benötigen häufig schnellen Zugriff auf Wissen im Arbeitsablauf und keine langwierigen Kurse oder Unterrichtseinheiten. Hier kommen Performance Support und Just-in-Time-Lernen ins Spiel.

In diesem Blog untersuchen wir, warum Leistungsunterstützung so wichtig ist, wie Just-in-Time-Lernen (JIT) funktioniert und geben Best Practices für die Entwicklung praktischer, zugänglicher Lerntools an, die Mitarbeiter im jeweiligen Moment unterstützen.

Was ist Performance Support?

Unter Leistungsunterstützung versteht man On-Demand-Ressourcen, die Mitarbeitern dabei helfen, im Bedarfsfall eine Aufgabe zu erledigen, ein Problem zu lösen oder eine Fähigkeit anzuwenden – ohne dass sie ihre Arbeit unterbrechen und an einer Schulung teilnehmen müssen.

🔹 Stellen Sie es sich wie ein GPS vor: Anstatt sich alle Straßen einer neuen Stadt einzuprägen, verwenden Sie die Abbiegehinweise nur, wenn Sie sie brauchen.

🔹 Leistungsunterstützung ergänzt die formale Schulung, anstatt sie zu ersetzen, und stellt sicher, dass die Lernenden das Gelernte in kritischen Momenten anwenden können.

Beispiele für Performance-Support-Tools:

✔ Arbeitshilfen – Kurzanleitungen, Checklisten, Entscheidungsbäume

✔ Kurze How-To-Videos – Aufgabenbasierte Tutorials (z. B. „So reichen Sie einen Spesenbericht ein“)

✔ Schritt-für-Schritt-Anleitungen – Interaktive Anleitungen in der App, die Unterstützung in Echtzeit bieten. ✔ KI-Chatbots und virtuelle Assistenten – Fragen und Antworten auf Abruf für gängige Prozesse am Arbeitsplatz.

✔ Microlearning Nuggets – 2- bis 5-minütige Lektionen zur Vertiefung wichtiger Konzepte

✔ Durchsuchbare Wissensdatenbanken – Wikis, FAQs und interne Datenbanken

Was ist Just-in-Time-Lernen?

Beim Just-in-Time-Lernen (JIT) werden relevante Inhalte in mundgerechten Häppchen genau dann bereitgestellt, wenn ein Mitarbeiter sie benötigt – und er muss sich nicht an Informationen aus einer früheren Schulung erinnern.

🔹 Anstatt die Mitarbeiter zu zwingen, einen einstündigen Kurs zu absolvieren, bietet JIT-Lernen unmittelbare Unterstützung am Arbeitsplatz, die ihnen hilft, das Wissen sofort anzuwenden.

🔹 Dadurch wird die kognitive Überlastung verringert, das Behalten von Wissen verbessert und die Produktivität gesteigert.

Wann Sie Just-in-Time-Lernen verwenden sollten

✅ Einführung neuer Software oder Prozesse – Mitarbeiter benötigen Echtzeitanleitungen zur Verwendung unbekannter Tools.

✅ Compliance- und Richtlinien-Updates – Anstatt die Lernenden einen kompletten Compliance-Auffrischungskurs absolvieren zu lassen, senden Sie ihnen ein kurzes Erinnerungsvideo oder interaktive FAQ.

✅ Kundendienstschulung – Bietet schnellen Zugriff auf Skripts, Schritte zur Fehlerbehebung und bewährte Methoden zum Beantworten von Kundenanfragen.

✅ Sicherheits- und Notfallverfahren – Mitarbeiter benötigen sofortigen Zugriff auf Protokolle, ohne in Handbüchern blättern zu müssen.

So gestalten Sie effektive Leistungsunterstützung und JIT-Lernen

Schritt 1: Identifizieren Sie Bedarfe mit hohem Einsatz und hoher Frequenz

🔹 Mit welchen Aufgaben haben die Mitarbeiter die größten Schwierigkeiten?

🔹 Wo brauchen sie im Moment Hilfe?

🔹 Welche Aufgaben sind am zeitkritischsten oder kritischsten?

💡 Profi-Tipp: Führen Sie eine Lückenanalyse durch, indem Sie Arbeitsabläufe beobachten, Feedback sammeln und Helpdesk-Anfragen verfolgen.

Schritt 2: Wählen Sie das richtige Format

Unterschiedliche Aufgaben erfordern unterschiedliche Arten der Leistungsunterstützung. Bedenken Sie:

✔ Arbeitshilfen und Entscheidungsbäume – Ideal für Aufgaben, die mehrere Schritte oder komplexe Entscheidungen umfassen.

✔ Kurze How-To-Videos – Ideal, um Prozesse visuell zu demonstrieren (z. B. Geräteeinrichtung, Systemnavigation).

✔ Microlearning-Module – Am besten geeignet, um wichtige Konzepte aus früheren Schulungen zu festigen.

✔ In-App-Anleitung und Chatbots – Ideal, um Fragen sofort zu beantworten, ohne den Arbeitsablauf zu unterbrechen.

Schritt 3: Durchsuchbar und zugänglich machen

🚀 Leistungsunterstützung ist nur dann hilfreich, wenn die Lernenden sie sofort finden können. Stellen Sie sicher, dass Ihre Ressourcen:

✔ Einfache Suche in Ihrem LMS, Intranet oder Ihrer Wissensdatenbank

✔ Mobilfreundlich für den Zugriff von unterwegs

✔ Einbindung in tägliche Arbeitsabläufe (z. B. Popup-Tipps in der Software, QR-Codes auf Maschinen zum schnellen Scannen)

Schritt 4: Halten Sie es kurz und umsetzbar

🔹 Konzentrieren Sie sich auf eine Aufgabe pro Ressource – vermeiden Sie eine Informationsüberflutung.

🔹 Verwenden Sie einfache Sprache und Bilder für ein schnelles Verständnis.

🔹 Stellen Sie sicher, dass die Lernenden die Informationen sofort anwenden können.

💡 Profi-Tipp: Erwägen Sie, die Ressource in kleinere Abschnitte aufzuteilen, wenn sie länger als 3 Minuten dauert.

Schritt 5: Nutzung verfolgen und optimieren

✔ Überwachen Sie, welche Ressourcen die Mitarbeiter am meisten (und am wenigsten) nutzen.

✔ Sammeln Sie Feedback darüber, wie wertvoll die Mitarbeiter die Materialien finden.

✔ Aktualisieren Sie Inhalte regelmäßig auf der Grundlage realer Herausforderungen und Prozessänderungen.

Beispiel: Performance Support in Aktion

Szenario: Implementierung eines neuen Spesenabrechnungssystems

📌 Alter Ansatz: Mitarbeiter nahmen an einer 60-minütigen Schulung teil, vergaßen jedoch zwei Wochen später, wie sie Ausgaben einreichen sollten.

📌 Neuer Ansatz: Mitarbeiter erhalten:

✔ Ein 2-minütiges Walkthrough-Video, das in die Spesenplattform eingebettet ist

✔ Ein KI-Chatbot, der häufig gestellte Fragen beantwortet

✔ Eine Schritt-für-Schritt-Arbeitshilfe im PDF-Format zum schnellen Nachschlagen

✔ Ein Microlearning-Quiz zur Festigung des Wissens nach der Abgabe

🎯 Ergebnis: Mitarbeiter können Aufgaben schneller und mit weniger Fehlern erledigen und die Schulungszeit wird minimiert.

Abschließende Gedanken: Lernen, das funktioniert, wenn es am wichtigsten ist

Performance Support und Just-in-Time-Learning sind nicht nur nette Extras – sie sind unverzichtbare Tools, um Mitarbeiter zu befähigen, intelligenter und nicht härter zu arbeiten. Durch die Entwicklung zugänglicher, wirkungsvoller Lernressourcen können Unternehmen die Schulungszeit verkürzen, die Wissensspeicherung verbessern und die Leistung dort steigern, wo es am wichtigsten ist.

🚀 Als Nächstes: In unserem nächsten Blog werden wir uns Schritt für Schritt mit der Einrichtung eines schnellen Microlearning-Kurses in Rise befassen. Bleiben Sie dran!